Z najnowszego raportu IDC Mobile Device Users vs. Non-Users: Print, Scan, Document Management wynika, że liczba osób, które w Stanach Zjednoczonych drukowały z urządzeń mobilnych w zeszłym roku wzrosła. Ponadto do 2015 r. o 25% zmaleje tam grupa pracowników niechętnych ich wykorzystaniu. Na rosnące zainteresowanie takimi rozwiązaniami wpływa popularność nowych technologii – w Polsce, według raportu Audytelu dla Urzędu Komunikacji Elektronicznej, mobilnych internautów w 2015 r. ma być już 7 mln.
Z danych PKPP „Lewiatan” i PARP wynika, że telepraca staje się coraz popularniejszym modelem zatrudnienia. W 2011 r. już 8,8% przedsiębiorców w Polsce umożliwiało swoim podwładnym zdalną pracę. W sektorze MSP w 2012 r. było to 10%. Na świecie skala zjawiska jest dużo większa, a z tej formy wykonywania obowiązków korzystają pracownicy sektora prywatnego i publicznego. Jak wynika z badań Duke University „CFO Magazine Global Business Outlook Survey” z 2011 r., już 60% europejskich firm zdecydowało się na zwiększenie liczby telekonferencji i wprowadzenie telepracy. Z kolei najnowszy raport Deloitte „Gov. on the Go: Boosting Public-Sector Productivity by Going Mobile” wykazuje, że 7% badanych pracowników amerykańskiego sektora budżetowego wykonuje swoje obowiązki zdalnie.
„Korzyści płynące ze zdalnej pracy to m.in. możliwość zredukowania kosztów związanych z wynajmem powierzchni biurowych, a także utworzenia i wyposażenia stanowisk pracy. Osoby zatrudnione w firmie, a wykonujące swoje zawodowe obowiązki w domu same aranżują swoją przestrzeń. Mają większą swobodę zarządzania czasem oraz miejscem pracy. Telepraca to również bardzo dobre rozwiązanie dla młodych rodziców oraz osób niepełnosprawnych. Główną barierą w jej wdrożeniu jest niski poziom rozwoju infrastruktury telekomunikacyjno – informatycznej w naszym kraju, tzn. wolne łącza internetowe oraz utrudniony dostęp do sieci poza ośrodkami miejskimi” – mówi Joanna Borowicz, Dyrektor Departamentu Zasobów Ludzkich i Komunikacji w Holicon.
Normą w wielu branżach są częste delegacje, praca u klienta (tzw. body leasing) oraz realizowanie zadań w wirtualnych, międzynarodowych zespołach.
„W sektorze nowoczesnych usług dla biznesu telepraca jest modelem, wykorzystywanym przez pracowników w przypadkach, gdy wykonują oni swoje zadania w trakcie wyjazdów służbowych, zadania projektowe lub w sytuacji, gdy np. muszą łączyć obowiązki rodzicielskie lub studenckie z zawodowymi – mówi Agnieszka Jackowska-Durkacz, dyrektor zarządzająca Infosys BPO Poland. – W przypadku, kiedy wielu pracowników firmy działa w tzw. zdalnym modelu pracy, istotne staje się wprowadzenie narzędzi służących zarządzaniu ich codziennymi zadaniami i efektywnej komunikacji. Są to między innymi regularne telekonferencje, wideokonferencje, komunikatory oraz intranet, czyli globalna, wewnętrzna sieć wymiany informacji i dzielenia się wiedzą między pracownikami, obejmująca swoim zasięgiem wszystkie oddziały danej organizacji. Tego typu rozwiązania są z powodzeniem wykorzystywane w Infosys BPO Poland, które świadczy zaawansowane usługi biznesowe dla klientów z całego świata. Konieczność odbywania częstych spotkań z managerami i firmami z różnych krajów pociągnęło za sobą wdrożenie takich strategii operacyjnych, które w efekcie pozwoliły zoptymalizować zarządzanie czasem pracy naszych zespołów i zwiększyły efektywność centrum. Dzięki zarządzaniu na odległość mogliśmy również ograniczyć czasochłonne i kosztowne podróże służbowe do niezbędnego minimum. W naszym centrum organizujemy na przykład tzw. live meeting, który umożliwia wirtualne spotkania i wymianę wiedzy między partnerami, znajdującymi się w różnych częściach świata”.
Niektórzy pracownicy mający możliwość przetwarzania dokumentów na laptopach, tabletach i smartfonach poza miejscem zatrudnienia nie są przekonani do mobilnych rozwiązań, ponieważ nie wyobrażają sobie pracy bez wszystkich otaczających ich przedmiotów – biurek, szafek, stołu konferencyjnego. Tak naprawdę do wykonywania obowiązków niezbędne jest im tylko kilka przedmiotów. Są wśród nich: telefon, komputer lub tablet, wielofunkcyjne urządzenia biurowe i Internet – czyli rzeczy, które można zabrać ze sobą. Reszta udogodnień, na przykład sala konferencyjna czy rzutnik multimedialny, może zostać zastąpiona w łatwy sposób. Dla przykładu, z klientem można spotkać się w restauracji lub wynajętej na tę okazję sali spotkań.
Zdalna praca odpowiada wielu Polakom, ponieważ coraz chętniej korzystają oni z urządzeń mobilnych. Jak szacuje „Rzeczpospolita”, w 2012 roku w kraju sprzedano od 10 do 11 milionów telefonów komórkowych, z czego około 5 milionów stanowią smartfony. Co więcej, zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych, Polacy chętnie posługują się internetowymi modemami. Jak wskazują wyniki badań przeprowadzone wśród internautów przez Ericsson Consumer Lab z 2011 r., użytkownicy mobilnego Internetu stanowią 55% wszystkich osób korzystających z sieci w kraju. Jest to udział wyższy, niż chociażby w Wielkiej Brytanii (43%) czy USA (31%). Tendencja ta będzie się nasilać – według raportu Audytelu dla Urzędu Komunikacji Elektronicznej, liczba mobilnych internautów w Polsce w 2015 r. przekroczy 7 mln.
Coraz większa liczba pracowników używa smartfonów, czy tabletów, jednak wielu z nich nie wie, jak zdalnie korzystać z urządzeń wielofunkcyjnych. Duża część respondentów badania IDC „Mobile Device Users vs. Non-Users: Print, Scan, Document Management” z lutego 2013 r. nie umie drukować mobilnie lub nie ma takiej możliwości w pracy. Tymczasem jest to bardzo proste w obsłudze rozwiązanie.
„Aby wydrukować zdalnie dokument lub inny materiał, użytkownik musi połączyć się ze swojego smartfonu lub tabletu z urządzeniem drukującym za pomocą sieci. Cały proces odbywa się szybko i sprawnie, ponieważ pracownik nie otwiera komputera, by otrzymać papierową wersję dokumentu, który otrzymał drogą mailową. Xerox udostępnia na swojej stronie bezpłatną aplikację mobilną Print Back, która daje możliwość drukowania z urządzeń z systemem Google Android lub iOS. Ponadto, nowe urządzenia w portfolio Xerox – WorkCentre 6605 i Phaser 6600 – dzięki technologii AirPrint drukują dowolny dokument bezpośrednio z urządzeń Apple, iPhone i iPad, po sieci WiFi. Jeszcze inną formą zdalnego druku jest wykorzystanie chmury obliczeniowej. Dzięki technologii cloud computingu możliwe jest zlecenie wydruku za pomocą Internetu z dowolnego miejsca na Ziemi. Pracownik może więc w razie potrzeby przesłać do wydruku dokument w wersji elektronicznej, który potrzebny jest w siedzibie firmy nawet, gdy znajduje się w delegacji” – objaśnia Leszek Bareja, Product Manager, Xerox Polska.
Sprzęt biurowy można też zabrać w podróż ze sobą. Na rynku są już rozwiązania dedykowane mobilnym pracownikom. „Xerox Mobile Scanner umożliwia przesyłanie zeskanowanych obrazów za pomocą WiFi do komputerów i urządzeń mobilnych. Może wykonać do 300 skanów na jednym doładowaniu. Ma wymiary 293×70×51 mm i waży tylko 638 g. Urządzenie przyda się szczególnie osobom, które przetwarzają duże ilości dokumentów gromadzonych w różnych lokalizacjach. Może okazać się też dużym ułatwieniem w pracy dla grafików i architektów, którzy mają potrzebę skanowania projektów poza firmą” – mówi Leszek Bareja.
Prowadzenie mobilnego biura jest wyzwaniem nie tylko dla pracodawcy, który musi wyposażyć je w sprzęt. Również pracownicy muszą być przekonani do wykonywania zadań w takiej formule. Wśród obaw, jakie towarzyszą obu stronom jest przede wszystkim lęk o bezpieczeństwo wrażliwych danych i komfort pracy.
„Informacja to dziś najdroższa rzecz na rynku. O jej ochronę troszczą się, a przynajmniej powinny troszczyć się, wszystkie firmy. Jej wyciek może bowiem skutkować problemami prawnymi, stratami finansowymi lub całkowitą utrata klientów a więc nawet zakończeniem działalności biznesowej. Klucz do sukcesu leży w tym, by zapewnić jednocześnie maksimum bezpieczeństwa i elastyczności, tak, by nie zamknąć własnej firmy za sztywnymi murami pancernych zabezpieczeń – mówi Michał Grabarz, menedżer ds. rozwiązań IT w Infosys BPO Poland.
Jednak powyższe obawy najprawdopodobniej nie powstrzymają wzrostu zainteresowania mobilnymi rozwiązaniami. Jak pokazuje badanie IDC „Mobile Device Users vs. Non-Users: Print, Scan, Document Management”, liczba osób, które nie chcą korzystać z mobilnego druku spadnie z prawie 50% w 2012 r. do ok. 25% w 2015 r. Pracownicy będą więc chętniej „zabierać” ze sobą biuro, gdziekolwiek wyjadą służbowo. Nie oznacza to natomiast końca stacjonarnych stanowisk pracy. „Niektórzy przymierzają się do ograniczenia liczby biurek, jeśli część pracowników spędza dużo czasu na wyjazdach albo u klientów. To wariant korporacyjnej mody na hot desks, czyli gorące biurka – zajmowane w razie potrzeby przez różnych pracowników – która jednak niespecjalnie się przyjęła. Teraz wraca w trochę zmienionej wersji – gdy firmy kalkulują, ile osób w ciągu dnia jest na stałe w biurze, a potem dopasowują do nich liczbę miejsc. Np. na 100 pracowników pracodawca planuje 80 miejsc siedzących (m.in. na kanapach i krzesłach wokół stołu), a tylko 30 biurek” – podsumowuje Arkadiusz Rudzki, dyrektor ds. leasingu i asset management w firmie Skanska Property Poland.
Firmy dostosowują więc przestrzeń biurową i sposób wykonywania obowiązków do zmieniających się potrzeb osób zatrudnionych. Dobór przyjaznej przestrzeni do pracy jest jednym z kluczowych czynników zwiększających satysfakcję, motywację i efektywność pracowników.