Na polskim rynku wciąż widać zdecydowaną dominację dokumentów drukowanych nad elektronicznymi. W dobie postępującej digitalizacji wydawać by się mogło, iż będą one traciły na znaczeniu. Okazuje się jednak, że tylko 7% objętych badaniem firm przyznało, że większość dokumentów ma u nich formę elektroniczną. Wynika to z przyzwyczajenia i tradycji. Według deklaracji przedsiębiorców, 62% z nich posiada elektroniczny system obiegu dokumentów, ale tylko co piąta firma wprowadziła go kompleksowo. Zdaniem autorów raportu, w przyszłości grupa przedsiębiorstw korzystająca ze zdigitalizowanych materiałów będzie rosła.
„Wyniki raportu jasno wskazują, że dokument papierowy jest ważnym elementem funkcjonowania przedsiębiorstw i pełni jeszcze przez długi czas nie zostanie wyparty przez dokument elektroniczny” – mówi Marek Bugała, dyrektor Działu Rozwoju Rozwiązań Konica Minolta.
Firmy przywiązują dużą wagę do optymalizacji kosztów druku. Jak wynika z badań, prawie 75% przedsiębiorstw monitoruje je. Najczęściej są to przedsiębiorstwa handlowe (78%), a najrzadziej firmy budowlane (61%). Z drugiej strony wciąż średnio co czwarta firma w Polsce nie liczy kosztów. Zdaniem KPMG oznacza to, że w najbliższych latach powinno rosnąć zainteresowanie usługami optymalizacyjnymi.
Wśród przedsiębiorstw, które monitorują koszty wydruku, najpopularniejszym źródłem informacji na ten temat okazał się audyt realizowany własnymi zasobami – tę opcję wybrało 55% badanych firm. Jedynie 5% korzystało z usług oferowanych przez firmę zewnętrzną.
„W badaniu udział wzięły osoby zarządzające obszarami IT lub administracją. Co trzeci badany pełnił funkcję kierownika działu – mówi Ewa Banachowicz, dyrektor ds. rozwoju w Konica Minolta i ekspert Instytutu Outsourcingu. – Wśród pozostałych respondentów dominowały osoby odpowiedzialne za przetwarzanie dokumentów specjalizujące się w informatyce, administracji oraz finansach. W badaniu wzięli również udział członkowie zarządów oraz prezesi firm”.
Autorzy raportu zwrócili uwagę na fakt, że zdaniem użytkowników zdecydowanie najmniej ważną kwestią w zarządzaniu dokumentami jest bezpieczeństwo danych. Aż dwie trzecie respondentów (67%) przyznało bezpieczeństwu najniższą ocenę na skali ważności. Tylko przedstawiciele 12% polskich firm uznali to za rzecz najważniejszą.
Jako najważniejszy atrybut systemu przetwarzania dokumentów przedsiębiorcy wskazali innowacyjność (50%), indywidualne podejście rozumiane jako dostosowanie funkcjonalności do potrzeb (37%) oraz profesjonalizm obsługi (34%). Największe przedsiębiorstwa, zatrudniające powyżej 800 osób, zdecydowanie częściej zwracały uwagę na dostosowanie funkcjonalności do ich potrzeb. Widać wyraźnie, że w największych firmach system obiegu dokumentów ma niepowtarzalne cechy, do których trzeba się dostosować. W opinii przedsiębiorców dostosowanie funkcjonalności do potrzeb może przynieść korzyści w postaci zwiększonej efektywności systemu i zwiększenia zadowolenia użytkowników.
Pełną wersję raportu można uzyskać po rejestracji na stronie ops.konicaminolta.pl w zakładce „kontakt”. W pole „temat” należy wpisać „raport KPMG”, a w pole „treść” – „proszę o przesłanie”.
Badanie zostało przeprowadzone przez firmę doradczą KPMG na zlecenie i we współpracy z Konica Minolta w okresie lipiec – sierpień 2011 r. W ankiecie wzięło udział ponad 150 przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 150 pracowników.