Dane na temat cyberbezpieczeństwa nie napawają optymizmem. W ciągu ostatnich 5 lat liczba ataków cybernetycznych wzrosła aż o 75%. Zagrożone są zarówno małe, jak i duże firmy. Mimo to, wiele organizacji ciągle zaniedbuje obszary wysokiego ryzyka, a do nich właśnie należy bezpieczeństwo druku. Kwestia wydaje się aktualna szczególnie teraz, gdy model pracy hybrydowej stał się czymś powszechnym. Prywatny sprzęt użytkowników używany w domach do wykonywania obowiązków służbowych jest wyjątkowo podatny na naruszenia bezpieczeństwa. Firmy, które chcą zabezpieczyć się przed wyciekiem lub kradzieżą informacji, powinny dokonywać ponownej oceny swojej strategii i przystosować ją do nowej sytuacji.

Jak drukować bezpiecznie?

Drukowanie należy do standardowych czynności biurowych. Wraz ze zmianą modelu pracy używa się do niego urządzeń osobistych, pozbawionych nawet najprostszej ochrony. Ryzyko sytuacji kryzysowej znacznie rośnie. Zabezpieczenie dokumentów, niezależnie od rodzaju urządzenia i miejsca, w którym następuje druk, staje się więc absolutnie niezbędne.

„Poufne informacje muszą być chronione na każdym etapie cyklu życia dokumentu. Przykładowo uwierzytelnianie użytkowników na ekranie dotykowym urządzenia daje pewność, że nikt poza uprawnioną osobą nie odbierze wydruku bez potwierdzenia tożsamości. Natomiast dźwiękowe i wizualne powiadomienia o pozostawionych oryginałach dokumentów ostrzegają o potencjalnym niebezpieczeństwie trafienia informacji poufnych w niepowołane ręce” – mówi Dariusz Szwed, ekspert ds. cyfryzacji biur i cyberbezpieczeństwa z firmy Canon Polska.

Chmura wymaga czujności

Wiele firm decyduje się obecnie na usługi zewnętrznych dostawców specjalizujących się w bezpiecznym zarządzaniu informacjami. W raporcie “Deloitte Global Outsourcing Survey 2022” 76% spośród kadry zarządzającej potwierdziło, że korzysta z outsourcingu usług IT . W związku z tym, szczególnie istotne stają się kwestie zabezpieczenia tych rozwiązań chmurowych, które dotyczą procesów druku.

„Przeniesienie usług do chmury obliczeniowej – tu ilustracją może być nasze oprogramowanie do zarządzania dokumentacją firmy Therefore Online – zwalnia firmy z konieczności posiadania własnej serwerowni i z budowania od zera firmowej sieci informatycznej. Ponadto jest dużo bezpieczniejszą opcją. Nad aktualizacją oprogramowania czuwa wówczas wyspecjalizowany zespół, a systemy są przynajmniej raz w roku poddawane audytowi bezpieczeństwa przez firmy zewnętrzne” – dodaje Dariusz Szwed.

Bezpieczne przenoszenie i udostępnianie dokumentów to kluczowy element bezpieczeństwa w miejscu pracy. Dostrzegając znaczenie ochrony środowiska pracy i wdrażając strategię, firmy mogą przyjąć holistyczne podejście do bezpieczeństwa druku i ograniczyć ryzyko cyberataków zaczynając od zaraz.

Canon zachęca do zapoznania się z bezpłatnym e-bookiem, w którym eksperci dzielą się wiedzą informacjami m.in. o tym, jak urządzenia wielofunkcyjne mogą wspierać działania związane z bezpieczeństwem przetwarzania dokumentów i informacji i dlaczego warto postawić na rozwiązania chmurowe.