Kilka lat temu głośno było o pewnym studencie z Gdańska, który na wysypisku śmieci znalazł twardy dysk pochodzący z jednego z dużych banków. Znajdowały się na nim dane osobowe tysiąca jego klientów, numery ich krat płatniczych, informacje o ich kontach itp. Wszystko bez trudu można było odczytać. Na podobne niebezpieczeństwo narażeni są także użytkownicy urządzeń wielofunkcyjnych, gdyż tak samo jak komputery, wyposażone są one w twarde dyski, a każdy dokument zanim zostanie skopiowany, jest skanowany i przetwarzany na plik cyfrowy.
W instytucjach, gdzie bezpieczeństwo musi być utrzymywane na najwyższym poziomie, popularnym rozwiązaniem jest np. instalacja modułów szyfrujących na twardych dyskach urządzeń wielofunkcyjnych. Dzięki temu osoby niepowołane nie mogą odczytać zapisanych na nich informacji. Z myślą o poprawie bezpieczeństwa inżynierowie Konica Minolta opracowali pakiet bizhub Secure, który ma zapobiec zagrożeniu przed atakiem za pośrednictwem sieci oraz zwiększyć ochronę informacji przesyłanych drogą elektroniczną. Rozwiązanie polega na szyfrowaniu zawartości twardego dysku i jej ochronie specjalnym hasłem. Dzięki temu nawet jeśli zostanie on usunięty z urządzenia wielofunkcyjnego, nie będzie można go uruchomić i odczytać. Często dochodzi do tego po okresie leasingowania, kiedy sprzęt trafia do innego użytkownika. Usługa polega też na automatycznym usuwaniu danych z twardego dysku i pamięci RAM, co powoduje, że żaden kopiowany, skanowany lub faksowany dokument nie zostanie zapisany w pamięci urządzenia. Automatycznie usuwane są także wszelkie materiały znajdujące się w skrzynkach użytkowników.
Zagrożeniem dla bezpieczeństwa firmy mogą być także jej pracownicy. Kopiowanie poufnych materiałów w przypadkowych miejscach, ich wynoszenie poza teren firmy, zapisywanie wrażliwych danych na urządzeniach przenośnych, które można łatwo zgubić – w wielu przedsiębiorstwach jest to nagminne. Podobnie jak zapominanie o odebraniu dokumentów z drukarek… Słyszałem anegdotę o handlowcu jednej z firm, który idąc korytarzem pewnego przedsiębiorstwa na negocjacje zebrał do ręki plik przypadkowych dokumentów zalegających w podajnikach drukarek. Pokazał je osobie, z którą negocjował kontrakt, z pytaniem, czy są wśród nich dokumenty wrażliwe. Stawką zakładu było podpisanie dużego kontraktu na optymalizację procesu druku. Szybko został on zawarty, gdyż jak się okazało, niefrasobliwi pracownicy pozostawili w urządzeniach sporo takich materiałów” – opowiada Rafał Śliwiński, kierownik produktu ds. oprogramowania Konica Minolta Business Solutions Polska.
Najprostszym sposobem zapobiegania nieautoryzowanym wydrukom jest wprowadzenie kodów PIN lub kart magnetycznych. Dzięki temu wydrukowane materiały można odebrać dopiero po podejściu użytkownika do urządzenia. Rozwiązaniem zdecydowanie poprawiającym bezpieczeństwo jest również aplikacja PageScope Enterprise Suite (PSES) Konica Minolta. Pozwala ona na pełną kontrolę obiegu dokumentów w firmie i pracę w środowisku autoryzowanym oraz monitoring wszystkich czynności związanych z drukowaniem, kopiowaniem, skanowaniem i faksowaniem. Dzięki niej wiadomo, kto i kiedy korzystał z urządzeń wielofunkcyjnych, ile materiałów wydrukował lub zeskanował i gdzie je wysyłał. Administrator może też ograniczyć liczbę osób uprawionych do wysyłania dokumentów poza wewnętrzną sieć firmy.
Nowoczesne rozwiązania umożliwiają całkowitą kontrolę obiegu dokumentów w firmie. Poprawa bezpieczeństwa w największym stopniu zależy jednak od samych pracowników, którzy muszą być świadomi zagrożeń i przestrzegać obowiązujących procedur.